فرضت هيئة السياحة والتراث الوطني إجراءات على إقامة المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل في المملكة،منها "حظر  استضافة متحدث عليه سوابق أمنية أو تحفظات معلنة وإساءة إلى رموز الدولة والخوض في السياسة والأمور المذهبية والقبلية".

واعتمد رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، رئيس اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات الأمير سلطان بن سلمان بن عبد العزيز، قرار اللجنة الإشرافية للبرنامج لإصدار قواعد وإجراءات إقامة المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل في المملكة.

واعتبر المدير التنفيذي للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات المهندس طارق العيسى، أن هذه القواعد والإجراءات تأتي انطلاقاً من الحاجة إلى توافر أسس وقواعد عامة وثابتة لإقامة أربعة أنواع من فعاليات الأعمال في المملكة، وهي المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل، وتم إصدارها لمواكبة التطورات والأساليب الحديثة في تنظيم المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل، وإيجاد إجراءات واضحة للمستثمرين فيها، إضافة إلى تخصيص محطة واحدة إلكترونية لتيسير إصدار التراخيص الخاصة بها من خلال البوابة الإلكترونية للبرنامج.

وبين العيسى، أن قواعد وإجراءات إقامة المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل في المملكة صُنفت في وثيقة من أربعة فصول يتفرع منها 13 مادة تنظم عملية إقامة هذه النوعية من الفعاليات وتشمل التعريفات، ونطاق القواعد والإجراءات، والشروط العامة، والمكان، والبرنامج، والفعاليات المصاحبة، والإدارة، والإقفال والتقييم، إضافة إلى الشروط العامة لإصدار الترخيص، وإجراءات الحصول على ترخيص المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل، وتعديل الزمان أو المكان أو الموضوع، والعقوبات والتظلم، مختتمة بنموذج التعهد بالالتزام قواعد وإجراءات إقامة الفعاليات في المملكة.

وأبرز ما جاء في قواعد إقامة المحاضرات والدورات التدريبية وورش العمل والاجتماعات بأنه يمنع إقامة هذه الفعاليات في المملكة من دون ترخيص من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، وضرورة المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ الفعالية، وأن يتم تسمية الفعالية بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع التزام الحقوق الفكرية كافة وفق الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر باللغة العربية والإنكليزية على أن يكون ذا دلالة لمحتوى الفعالية، وأنه يجوز للمنظم بعد انتهاء الفعالية تقديم مشهد أو شهادة حضور للحاضرين، وفي حال تضمنت شهادة الحضور ساعات تدريبية فإنه يتطلب اعتماد هذه الساعات من الجهات الحكومية المختصة، ويجب أن تكون صفة المتقدم (المنظم) للترخيص في إطار شركات ومؤسسات القطاع الخاص، الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الأهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة، والغرف التجارية الصناعية، والجامعات والمعاهد، ومراكز التدريب المرخصة من جهات الاختصاص.

ومنعت القواعد "القيام بأية أنشطة ترويجية للفعالية بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على ترخيص الفعالية من البرنامج، وأنه يجب تطابق المعلومات المقدمة في طلب الترخيص عند إقامة الفعالية من ناحية اسم الفعالية، ومكانها، وزمانها، والمواضيع الرئيسة التي ستتناولها، كذلك لا يجوز إحالة الترخيص من الباطن أو بيعه للغير، ويمكن التعاقد مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التنظيم أو التوريد أو التسويق، ولا يتحمل البرنامج الوطني أي مسؤولية أدبية أو مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات".

وحول مكان الفعالية، جاء في القواعد: اقتصار إقامة الفعالية في الفنادق ومنشآت المؤتمرات والمعارض والمرافق المسجلة لدى البوابة الإلكترونية للبرنامج، ولا يجوز لإدارات المنشآت والمرافق المخصصة للفعاليات السماح بانعقاد الفعاليات فيها ما لم تكن مرخصة من البرنامج الوطني.

أما برنامج الفعالية؛ فإنه يجب إعداد برنامج الفعالية بشكل جيد يضمن تحقيق أهداف إقامة الفعالية، واختيار المتحدث في المحاضرة بعناية وتسجيل بياناته في البرنامج قبل 20 يوماً من موعد المحاضرة.